martes, 20 de enero de 2015

‘Reunionitis': cómo poner fin a ese cáncer para la productividad.

Lunes por la mañana. Uno todavía se está desperezando y desentumeciendo los músculos tras un largo fin de semana de relax y planes con los suyos. Parece mentira que se pueda llegar a desconectar de esa manera en apenas dos días de off total. Nos sentamos en nuestro sitio y, en lo que ya es un ritual, encendemos el ordenador. Ahí está todo: correo, contactos, y lo peor de todo, la temida agenda. ¿Qué tocaba esta semana? Imposible recordarlo en este estado de desconexión absoluta.
Tras todo un repertorio de sonidos que provienen sistemáticamente de las entrañas del ordenador cuando pulsamos el arranque, de repente, ahí está, sin anestesia, nuestra agenda de la semana. En rojo, todos los compromisos ya adquiridos, los aceptados con conocimiento y los que nos llegan como por arte de magia. Es la grandeza o desgracia de la tecnología. Un rápido vistazo nos da una idea del panorama: la semana está repleta de -¿lo adivinan?- reuniones.

Uno podría pensar que se trata de citas con clientes, pero no, el grueso de compromisos es de carácter interno. Que si comité comercial, que si reunión con el área de calidad, que si seguimiento con el de ventas…aquello parece no tener fin. Y comienza a crecer la ansiedad en uno.
Parece mentira y se olvida rápido, pero en su día nos contrataron para desempeñar un trabajo que ahora somos prácticamente incapaces de llevar a cabo porque la propia empresa ha invadido nuestra agenda. Es un monstruo que se devora a sí mismo. Y es insaciable. Lo que antes era una herramienta al servicio de la productividad se ha convertido en un pequeño tirano fuera de control que domina con mano de hierro nuestra agenda. Ya no quedan huecos.
Es en este punto donde uno comienza a apreciar la paradoja: las reuniones fueron concebidas para organizar mejor nuestro trabajo y resolver asuntos pendientes, pero en un abrir y cerrar de ojos, parece que trabajamos únicamente para atender a las reuniones. Lo peor del asunto es que son tantas y tan frecuentes que la sensación de actividad nos confunde y hace creer que en realidad estamos siendo altamente productivos, cuando la organización está malgastando un valioso recurso de forma indiscriminada. Es en este punto cuando conviene hablar dereunionitis, o una adicción a las reuniones por parte de la organización o algunos de sus mandos que está absolutamente fuera de control.
La trampa de la productividad
¿Son realmente útiles las reuniones? La primera respuesta que nos llega a la cabeza es, sí, puesto que contribuyen a alcanzar consensos o a interactuar en equipo de una forma que de otra manera no sería posible. Se trata de un recurso útil pero tremendamente costoso: se bloquea la agenda por partida múltiple del recurso más caro de una empresa, el humano. Y es un mal, por desgracia, contagioso: al cabo de una semana, un directivo puede llegar a tener varias reuniones al día con todo el trajín que conllevan (agenda bloqueada, llamadas sin atender, trabajo acumulado…), y como hemos apuntado antes, con la falsa sensación de productividad.
Hemos terminado por confundir la actividad con la productividad, cayendo en una peligrosa trampa. Es en este punto cuando uno tiene que recurrir a diferentes artimañas para lograr terminar con su trabajo, desde llevarse el portátil a casa el fin de semana hasta encerrarse en el baño en el trabajo con el mismo para poder terminar de una vez por todas el maldito informe. El monstruo ya se ha hecho demasiado grande y nos empieza a comer por los pies ¿Qué hacer? Los cambios son posibles pero es necesaria una fuerte determinación, tanto a nivel de organización como individual y teniendo en consideración lo siguiente:
– ¿Es realmente necesaria la reunión? En la mayoría de las ocasiones un trabajo previo en base a un intercambio de correos electrónicos y llamadas puede ser suficiente para alcanzar consensos o transmitir lo que se quiere transmitir.
– Contenido claro y objetivos definidos. Si se ha llegado a la conclusión de que la reunión es imprescindible, es fundamental definir con antelación el guion de lo que se va a tratar y lo que es más importante, qué objetivos se quieren alcanzar. Estos últimos deben especificar plazo y responsable si los hay, y siempre hay que revisar las reuniones anteriores para verificar la evolución de los puntos. Todo debe constar en un acta para que pueda hacerse un seguimiento posterior.
– Al grano y breve. Si se ha efectuado correctamente todo el trabajo previo, una reunión no debería durar más allá de una hora, salvo consejos o comités en los que haya que tratar múltiples puntos. El hecho de que haya una hora de conclusión ayudará a evitar que aquello se convierta en un gallinero y se corra el riesgo de irse por las ramas en determinados asuntos. Hay que ceñirse al contenido y sin pérdidas innecesarias de tiempo.
– ¿Es fundamental que vaya a una reunión? Una pregunta que debe formularse tanto el organizador como el invitado. Larry Page, CEO de Google, se hartó de ver a asistentes mirando la pantalla del móvil o al techo mientras el orador intervenía y dictó una serie de normas de cara a las reuniones mediante las cuales, si uno asistía a una reunión, sería para aportar algo.
Siguiendo escrupulosamente estas directrices y acabando con esta perniciosa «afición»por las reuniones en determinadas organizaciones, se logrará un uso de las mismas mucho más racional, pero sobre todo, eficiente.